Ми все рідше телефонуємо і все частіше пишемо. Відтак, вага ефективності письмових комунікацій зростає. Досвід у цій справі напрацьовується “з коліс” – листуватися в месенджерах нас не вчили. Тому 6 порад, які виніс із власного досвіду, знадобляться, переконаний, багатьом. Хоча б для того, щоб перевірити, що працює саме у Вас, а що Ви цілком успішно робите зовсім по-іншому.
- Відразу висловлюйтеся по суті. Не знаю, як вас, а мене дратує, коли спершу від людини приходить повідомлення “Доброго дня”, через 5 хвилин – “Як у Вас справи?”, ще через 5, коли я відписав, – “Це добре”, ще через 5 – “А я маю до Вас питання”, ще через 5 – “Маєте зараз хвилинку?” – і так далі… До самого питання справа дійде хвилин за 20. Я ж відразу розумію, що Ви пишете мені не для того, щоб спитати, як у мене справи!.. То й переходьте відразу до суті, не змушуйте мене кожні кілька хвилин відволікатися на Вашу нове повідомлення. Яке насправді є лише частиною думки, котру Ви ніяк не сформулюєте повністю. Інколи варто взагалі спочатку з’ясувати для самого себе, чого ти хочеш від співрозмовника — і тільки тоді писати.
Чому б відразу не написати так: “Доброго дня! Хочу запросити Вас на презентацію своєї книги…” Або: “Доброго дня! Хочу працювати у Вашій редакції. Кому можна надіслати резюме?” Месенджер — він, на мою думку, передусім і створений для оперативного спілкування, а не для відтворення стилю телефонних розмов “А він тобі що? А вона тобі що? Капець…”
Висновок: коли від когось щось потрібно, спробуйте сформулювати своє прохання в одному повідомленні — і тільки тоді відправити. Зекономите час і свій, і співрозмовника.
- Подумайте, котра зараз година. Інколи ми так запрацюємось, що справді забуваємо, подивитись на годинник. І якщо, приміром, о 22 годині в нас — розпал роботи, то не факт, що співрозмовник має такий самий графік. У багатьох нові повідомлення в Месенджері супроводжуються звуковими сповіщеннями. Не всім комфортно пізно ввечері чути звукові сигнали. Особливо, якщо Ви не дотримуєтесь порад із попереднього пункту й ділите одне повідомлення на 5-6… Особливо, якщо у співрозмовника — маленькі діти. Або в родині хтось хворий. Або людина просто цінує свій спокій у позаробочий час.
Тому, якщо Вам пізно увечері прийшла в голову думка, якою конче потрібно поділитися зі співрозмовником у Месенджері, подумайте: воно не зачекає до ранку? У 99 відсотках — зачекає. Те саме стосується студентів, які надсилають викладачам у Месенджер письмові роботи на перевірку. Якщо студент звик виконувати завдання в останню хвилину відведеного часу — це не виправдовує необхідності турбувати викладача сповіщеннями про нові повідомлення о 23.59. І тим більше — за годину, тобто о першій ночі, цікавитися: “Ну що там, уже перевірили?”
Висновок: те, що збираєтесь написати пізно ввечері, відкладіть до ранку. Зачекає.
- Якщо давно не спілкувалися з людиною, а тема повідомлення — важлива і серйозна, можливо, має сенс “поскролити” сторінку співрозмовника перед тим, як писати. Аби вникнути в контекст нинішньої життєдіяльності людини.Таким чином Ви можете уникнути прикрих моментів. Коли виявляється, що людина, приміром, давно не працює в певній організації. І пішла звідти зі скандалом. Про що розповіла на своїй сторінці. А Ви “на позитиві” збираєтесь запропонувати співпрацю “з Вашою чудовою командою”. Або Ваш співрозмовник днями втратив близьку людину. А Ви зібрались почати віртуальне спілкування з анекдоту чи просто бадьорого “Привіт! Як літній настрій? Запалюєш?”
Можливо, швидке ознайомлення зі сторінкою людини підкаже вдалу “точку входу” в розмову — приміром, майбутній співрозмовник щойно повернувся з заходу, де Ви колись також брали участь або знаєте організаторів. Або відвідав концерт виконавця, яким Ви захоплюєтесь. Чи влучно прокоментував останні політичні новини, і Ви поділяєте його думку.
Головне в цій ситуації — не забути про мету, заради якої Ви зайшли на сторінку людини. Вам потрібно лише спробувати знайти інформацію для вдалого початку розмови, а не збирати досьє на людину впродовж години. Та й це потрібно лише у випадку, коли комунікація має для Вас серйозну вагу. Для дріб’язкових питань “глибоке занурення” не обов’язкове.
Висновок: якщо співрозмовник /предмет розмови є значимими для Вас, але знаєте про нього небагато, а ризик невдалого контакту — чималий, спробуйте знайти “точку входу” в спілкування в особистому профілі людини.
4. Відповідайте на повідомлення! Зрозуміло, що не на всі “меседжі” можна відповісти швидко — десь потрібно подумати, десь — опрацювати інформацію, в якомусь випадку слід узгодити відповідь із керівництвом чи колегами. А є питання, які просто – “не горять”, бо зараз Ви маєте важливіші справи.
Але людина побачила, що Ви прочитали повідомлення. І логічно, що чекає відповіді — бодай якоїсь. Не знаю як Вас, а мене — дратує, коли бачиш, що повідомлення твоє — прочитали, а реакції — жодної.
Як знайти баланс? Мій підхід — відповідати всім відразу, але з різним ступенем деталізації. Тобто можна просто написати “Ок, відповім пізніше” або “Дякую, ознайомлюсь” – і тоді й співрозмовник відчуває увагу до себе, і Ви не перевантажуєтесь справами, які можуть зачекати. А якщо на чиєсь повідомлення цілком реально відповісти відразу, 1-2 реченнями, – чого б це не зробити? Інколи я попереджаю (особливо, якщо людина схильна ділити своє повідомлення на багато блоків, про що йшлося в п.1): Ви пишіть, я обов’язково прочитаю, але відповім пізніше. Головне — людина відчуває: Ви є на зв’язку, вона пише не в порожнечу. А з відповіддю по суті можна й зачекати.
Висновок: відповідайте відразу на всі повідомлення, просто з різним ступенем деталізації — залежно від терміновості й важливості для Вас.
5. Враховуйте, яким каналом співрозмовнику зручніше отримувати інформацію. А якщо самі маєте такі побажання — висловлюйте їх.
Комусь зручніше отримувати інформацію на електронну пошту. Я, приміром, періодично отримую в Месенджер анонси, які адресовані швидше журналістам нашої редакції. В таких випадках прошу адресата надсилати свою інформацію на загальноредакційний e-mail. Адже навіть якщо перше повідомлення я сам перешлю колегам, подальше спілкування має відбуватися вже без моєї участі. Тому ефективніше відразу перевести його на інший канал — загальноредакційну електронну скриньку — щоб виключити себе з цього процесу відразу.
Інший випадок — коли швидше і ефективніше буде переговорити телефоном, аніж викладати всі нюанси питання в письмовому вигляді.
Висновок: не факт, що для всіх комунікацій потрібен саме месенджер.
Бонусна порада: періодично перевіряйте запити на листування від користувачів, які не є Вашими друзями (Message Requiests). Раніше не дуже регулярно їх переглядав, але відколи одного разу пропустив запрошення виступити спікером на фестивалі — зрозумів, що нехтувати цією папкою не можна. Так, у мобільній версії Месенджера запити на листування від “не-друзів” не відразу й знайдеш. А покладатися на сповіщення на екрані телефону теж не варто — часом їх стільки, що простіше очистити екран, аніж перечитувати. Тому надійніше — все ж періодично заглядати у відповідну папку. Раптом серед спаму й випадкових повідомлень справді буде щось перспективне.
До речі, на фестиваль, про який згадав вище, я таки приїхав. Спікером. Просто я чемно перепросив у авторки повідомлення за те, що прочитав її запрошення трьома місяцями пізніше і запропонував скористатися моїми послугами наступного року.
Вдалих вам комунікацій!
Віталій ГОЛУБЄВ,
секретар Національної спілки журналістів України,
викладач кафедри журналістики НаУ “Острозька академія”,
керівник Школи універсального журналіста,
головний редактор Видавничого дому “ОГО”
Корисно))).